بیانیه حفظ حریم خصوصی و صیانت از دادههای کاربران پورتال دانشگاه کاشان
تاریخ آخرین بهروزرسانی: 1405/06/01
دانشگاه کاشان احترام به حریم خصوصی کاربران و صیانت از اطلاعات و دادههای آنان را از اصول اساسی ارائه خدمات الکترونیکی میداند. این بیانیه با هدف آگاهی کاربران از نحوه جمعآوری، استفاده، نگهداری و حفاظت از اطلاعات آنان در هنگام استفاده از پورتال دانشگاه کاشان و خدمات الکترونیکی مرتبط با آن تدوین شده است.
۱. دامنه و هدف بیانیه
این بیانیه در خصوص اطلاعاتی است که هنگام مراجعه و استفاده از پورتال دانشگاه کاشان و، در حدود امکانات و خدمات ارائهشده، از کاربران دریافت یا بهصورت خودکار ثبت میشود.
هدف از این بیانیه، ایجاد شفافیت در خصوص اطلاعاتی است که دانشگاه در فرآیند ارائه خدمات الکترونیکی دریافت میکند، نحوه استفاده از این اطلاعات و تدابیری است که برای حفاظت از آنها به کار گرفته میشود.
دانشگاه کاشان تلاش میکند اطلاعات شخصی کاربران را صرفاً در حدود ضرورت و برای اهداف مشخص و مشروع مرتبط با ارائه خدمات دانشگاهی و اداری جمعآوری و استفاده نماید.
۲. رعایت قوانین و مقررات
دانشگاه کاشان در چارچوب قوانین و مقررات جاری کشور، اصول مربوط به حفظ حریم خصوصی، محرمانگی اطلاعات و صیانت از دادههای کاربران را رعایت مینماید. ۱۳۹۵/۱۲/۲۸
در این زمینه، ماده ۷ تصویبنامه شماره ۱۱۲۷۱۲۸ مورخ ۱۳۹۵/۱۲/۲۸ شورای عالی اداری با عنوان «حقوق شهروندی در نظام اداری» بر حق حفظ و رعایت حریم خصوصی افراد و جمعآوری اطلاعات شخصی صرفاً در حد ضرورت و با استفاده از طرق قانونی و شفاف تأکید دارد.
همچنین پردازش، نگهداری، حفاظت و تبادل دادهها و اطلاعات در موارد مشمول، تابع قوانین، مقررات و ضوابط مربوط به حفاظت و صیانت از دادهها و اطلاعات خواهد بود.
۳. اطلاعاتی که ممکن است جمعآوری شود
با توجه به نوع خدمت مورد استفاده، ممکن است برخی از اطلاعات زیر از کاربران دریافت یا ثبت شود:
الف) اطلاعات هویتی
از قبیل نام و نام خانوادگی، کد ملی، شماره دانشجویی، شناسه کاربری و سایر اطلاعاتی که برای احراز هویت و ارائه خدمات دانشگاهی ضروری است.
ب) اطلاعات تماس
از قبیل شماره تلفن همراه، شماره تلفن ثابت، نشانی پست الکترونیکی و سایر اطلاعات تماس، در صورتی که برای ارائه خدمت یا برقراری ارتباط با کاربر ضروری باشد.
ج) اطلاعات مربوط به استفاده از خدمات
اطلاعات مربوط به درخواستها، فرمها، خدمات دریافتشده، سوابق تعامل کاربر با سامانه و اطلاعاتی که کاربر در فرآیند استفاده از خدمات دانشگاهی ثبت یا ارسال میکند.
د) اطلاعات فنی و امنیتی
برخی اطلاعات فنی ممکن است بهصورت خودکار هنگام مراجعه به پورتال ثبت شود؛ از جمله نشانی IP، نوع و نسخه مرورگر، نوع سیستمعامل، زمان و تاریخ مراجعه، صفحات مشاهدهشده و اطلاعات فنی مرتبط با نحوه دسترسی به خدمات.
ثبت این اطلاعات عمدتاً با هدف تأمین امنیت، شناسایی و رفع خطاهای فنی، پایش عملکرد سامانه و بهبود کیفیت خدمات انجام میشود.
۴. نحوه استفاده از اطلاعات
اطلاعات جمعآوریشده، حسب مورد و در حدود ضرورت، ممکن است برای اهداف زیر مورد استفاده قرار گیرد:
ارائه و مدیریت خدمات الکترونیکی دانشگاه؛
احراز هویت کاربران و مدیریت دسترسی به سامانهها؛
تکمیل و مدیریت فرآیندهای آموزشی، پژوهشی، اداری و خدماتی؛
برقراری ارتباط با کاربران و ارسال اطلاعرسانیهای مرتبط با خدمات؛
پاسخگویی به درخواستها، پیگیری امور و رسیدگی به مشکلات کاربران؛
حفظ امنیت سامانهها و جلوگیری از دسترسی یا استفاده غیرمجاز؛
شناسایی، بررسی و رفع خطاها و مشکلات فنی؛
تحلیل آماری و بهبود کیفیت، کارایی و قابلیت استفاده پورتال و خدمات الکترونیکی؛
انجام تکالیف قانونی و پاسخگویی به مراجع ذیصلاح در مواردی که قانوناً الزامی باشد.
دانشگاه کاشان اطلاعات شخصی کاربران را برای اهدافی خارج از موارد اعلامشده، مگر در صورت وجود مبنای قانونی یا رضایت و اطلاع کاربر در موارد لازم، مورد استفاده قرار نخواهد داد.
۵. استفاده از کوکیها
پورتال دانشگاه ممکن است برای ارائه صحیح خدمات، حفظ تنظیمات کاربر، مدیریت نشست کاربری، بهبود تجربه استفاده و تحلیل عملکرد سامانه از فناوری «کوکی» (Cookie) استفاده کند.
کوکیها فایلهای کوچک اطلاعاتی هستند که توسط وبگاه در مرورگر کاربر ذخیره میشوند. برخی کوکیها برای عملکرد صحیح سامانه ضروری هستند و برخی دیگر ممکن است برای تحلیل نحوه استفاده از خدمات یا بهبود عملکرد پورتال مورد استفاده قرار گیرند.
کاربران میتوانند از طریق تنظیمات مرورگر خود، کوکیها را مدیریت یا محدود کنند؛ با این حال، غیرفعال کردن برخی کوکیهای ضروری ممکن است باعث اختلال در عملکرد بعضی از خدمات پورتال شود.
۶. حفاظت و امنیت اطلاعات
دانشگاه کاشان حفاظت از اطلاعات کاربران را موضوعی مهم میداند و متناسب با ماهیت اطلاعات و خدمات، اقدامات فنی، مدیریتی و امنیتی لازم را برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز، افشا، تغییر، تخریب یا از بین رفتن اطلاعات به کار میگیرد.
دسترسی به اطلاعات کاربران صرفاً در حدود وظایف و سطوح دسترسی تعیینشده و برای اشخاص یا واحدهایی که برای ارائه خدمت یا انجام وظایف قانونی به اطلاعات نیاز دارند، امکانپذیر خواهد بود.
با وجود بهکارگیری تدابیر امنیتی، هیچ سامانه یا روش انتقال و نگهداری اطلاعاتی را نمیتوان بهطور مطلق در برابر تمامی تهدیدهای امنیتی مصون دانست. دانشگاه تلاش میکند با پایش مستمر و بهبود سازوکارهای امنیتی، سطح حفاظت از اطلاعات را ارتقا دهد.
۷. اشتراکگذاری و افشای اطلاعات
دانشگاه کاشان اطلاعات شخصی کاربران را جز در موارد زیر در اختیار اشخاص یا سازمانهای دیگر قرار نمیدهد:
در مواردی که ارائه خدمت مستلزم تبادل اطلاعات با سامانه یا دستگاه ذیربط باشد؛
در مواردی که انجام این کار به موجب قانون یا دستور مراجع ذیصلاح الزامی باشد؛
در مواردی که برای ارائه خدمت مشخص، اطلاع یا رضایت کاربر مطابق قوانین و مقررات لازم باشد.
در موارد تبادل اطلاعات با سامانهها یا دستگاههای دیگر، تلاش خواهد شد تبادل اطلاعات در حدود ضرورت، با رعایت الزامات قانونی و ملاحظات امنیتی انجام شود.
۸. نگهداری اطلاعات
اطلاعات کاربران متناسب با نوع خدمت و الزامات قانونی و اداری مربوط، برای مدت مورد نیاز نگهداری میشود.
دانشگاه تلاش میکند اطلاعات را فقط تا زمانی که برای ارائه خدمت، انجام وظایف قانونی، پاسخگویی، مستندسازی یا سایر اهداف مشروع مرتبط مورد نیاز است نگهداری نماید.
پس از پایان دوره نگهداری، اطلاعات مطابق ضوابط و مقررات مربوط تعیین تکلیف خواهد شد.
۹. حقوق کاربران
کاربران در حدود قوانین و مقررات مربوط، از حقوق زیر برخوردارند:
آگاهی از نوع اطلاعاتی که برای ارائه خدمات از آنان دریافت میشود؛
آگاهی از هدف جمعآوری و استفاده از اطلاعات؛
درخواست اصلاح اطلاعات شخصی نادرست یا ناقص، در مواردی که امکان اصلاح وجود داشته باشد؛
اطلاع از نحوه استفاده و اشتراکگذاری اطلاعات در چارچوب این بیانیه و مقررات مربوط؛
طرح درخواست، پرسش یا اعتراض در خصوص نحوه استفاده از اطلاعات شخصی از طریق مسیرهای ارتباطی رسمی دانشگاه.
در مواردی که نگهداری یا پردازش اطلاعات به موجب قانون یا برای ارائه یک خدمت ضروری باشد، محدودیتهایی در حذف یا عدم پردازش آن اطلاعات ممکن است وجود داشته باشد.
۱۰. خدمات و سامانههای مرتبط
پورتال دانشگاه کاشان ممکن است برای ارائه خدمات مختلف، کاربران را به سامانهها و وبگاههای دیگر دانشگاه هدایت نماید.
هر سامانه ممکن است متناسب با نوع خدمت، اطلاعات متفاوتی دریافت یا پردازش کند. در مواردی که سامانه دارای بیانیه یا سیاست حفظ حریم خصوصی مستقل باشد، مفاد همان سند نیز برای آن خدمت قابل استناد خواهد بود.
۱۱. لینک به وبگاهها و خدمات خارج از دانشگاه
ممکن است در پورتال دانشگاه پیوندهایی به وبگاهها، سامانهها یا خدمات متعلق به اشخاص و سازمانهای دیگر وجود داشته باشد. دانشگاه کاشان مسئول محتوای وبگاههای خارج از دامنه و سامانههای تحت مدیریت خود نیست.
کاربران توصیه میشود پیش از ارائه اطلاعات شخصی در وبگاههای دیگر، سیاست حفظ حریم خصوصی و شرایط استفاده از آنها را مطالعه نمایند.
۱۲. مسئولیت اطلاعات ارائهشده توسط کاربر
کاربر مسئول صحت و کامل بودن اطلاعاتی است که در فرمها و سامانههای دانشگاه وارد میکند. کاربران باید از در اختیار قرار دادن نام کاربری، گذرواژه، کدهای احراز هویت و سایر اطلاعات محرمانه خود به اشخاص دیگر خودداری نمایند.
در صورت مشاهده هرگونه دسترسی غیرمجاز یا احتمال افشای اطلاعات حساب کاربری، کاربر باید در اسرع وقت از طریق مسیرهای ارتباطی یا پشتیبانی مربوط به سامانه اقدام نماید.
۱۳. تغییرات در بیانیه حفظ حریم خصوصی
ممکن است با توجه به تغییر قوانین، فناوریها، خدمات یا فرآیندهای دانشگاه، این بیانیه بهروزرسانی شود.
نسخه بهروز بیانیه همواره در همین صفحه منتشر خواهد شد و تاریخ آخرین بهروزرسانی در ابتدای آن درج میشود.
۱۴. ارتباط با دانشگاه
در صورتی که درباره نحوه جمعآوری، استفاده، نگهداری یا حفاظت از اطلاعات شخصی خود پرسشی داشته باشید، میتوانید از طریق مسیرهای رسمی ارتباطی دانشگاه کاشان موضوع را مطرح نمایید.
دانشگاه کاشان تلاش میکند ضمن ارائه خدمات الکترونیکی کارآمد، حقوق کاربران و محرمانگی اطلاعات آنان را نیز در چارچوب قوانین و مقررات جاری کشور رعایت نماید.